Что такое "Вакансия"? Полное руководство

Оригинал статьи здесь Что такое "Вакансия"? Полное руководство

Перевод статьи What is a job requisition? A Full Guide нашего проекта переводы статей по hr-аналитике на английском. Автор уже давно знакомый нам Eric van Vulpen. См. один из его самых популярных статей

1. KPI HR: подробное объяснение с метриками и примерами
2. 17 метрик рекрутинга, о которых вам нужно знать
3. Пять важных инструментов стратегического планирования персонала для hr профессионала
4. 21 Метрика эффективности сотрудников

Перевод выполнила Ирина Самойленко -- Сhief HR производстенной компании г. Днепр, Украина (профиль на LinkedIn)

Итак, 

Что такое "Bакансия"? Полное руководство 

Вакансия (заявка о вакансии) - это первая ступень в процессе рекрутмента. В данной статье мы объясним что такое "Вакансия (заявка о вакансии)", почему она важна, перечислим все ключевые элементы вакансии и предоставим Вам шаблон, который Вы сможете использовать в своей компании.

Содержание

1. Что такое Вакансия (заявка о вакансии)?
2. Заявка о вакансии vs описание должности vs обьявление о вакансии
3. Форма заявки о вакансии
4. Шаблон формы заявки о вакансии 
5. Вкратце, последние заметки
6. FAQ 

Что такое Вакансия (заявка о вакансии)?

Вакансия (заявка о вакансии) -- это формальный запрос на создание новой позиции в компании. Заявка о вакансии, обычно в форме документа или онлайн-формы, содержит информацию о необходимости создания новой должности, полная ли занятость предполагается или частичная, постоянная позиция или временная.

Заявка о вакансии направляется напрямую либо руководителю нанимающего менеджера, либо HR'у, в зависимости от того, кто отвечает за подтверждение заявки.

Заявка о вакансии -- это первый шаг процесса Поиска талантов (talant acquisition). После утверждения заявки происходит размещение вакансии, после чего начинается видимый процесс рекрутмента.

Шаги процесса рекрутмента:

• вакансия (заявка о вакансии)
• размещение вакансии
• определение критериев и метода отбора
• поиск и привлечение кандидатов
• управление методами отбора 
• принятие решения о найме
• адаптация 
• оценка

Например, возьмём Билла, руководителя бухгалтерии. По причине масштабного роста компании его нынешняя команда из 3 человек не справляется с объёмом работы. Билл, следовательно, говорит со своим руководителем, и его просят заполнить форму заявки о вакансии.

В данной форме он заявляет причину расширения команды, указывает, что данная позиция будет постоянной и предполагает полную занятость, а также, что в идеале сотрудник должен приступить к работе в течение двух месяцев. Далее он направляет эту форму своему руководителю. Через неделю HR-бизнес-партнер данного подразделения направляет официальное подтверждение, и в тот же день ему звонит рекрутер, чтоб назначить встречу по вакансии и начать процесс найма.

Вакансия vs описание должности vs объявление о вакансии

Заявку о вакансии часто путают с описанием должности или объявлением о вакансии. Тем не менее, это очень разные понятия.

• Вакансия (заявка о вакансии) -- это внутренний документ, созданный для утверждения новой позиции. Это стандартная форма, которая заполняется менеджером и представляется его руководителю. Вакансия является первым шагом в процессе найма.
• Описание должности -- это внутренний документ, который определяет требования к новой должности, включая требуемые навыки, роль в команде, личностные качества и способности успешного кандидата. Описание должности основывается на вакансии, которая обычно составляется рекрутером, и является основой для объявления о вакансии.
• Объявление о вакансии (или реклама вакансии) -- это текст, каким его видят потенциальные кандидаты. Объявление о вакансии пишется рекрутером или копирайтером и основывается на описании должности. Это текст для внешних пользователей, и обычно он написан в продающей манере для привлечения кандидатов.

Как Вы можете увидеть, каждый документ играет определённую роль в процессе подбора. Это также означает, что в заявке о вакансии не стоит вдаваться глубоко в детали о навыках и квалификации, требуемых для выполнения работы -- для этого есть описание должности.

А теперь давайте погрузимся в ключевые элементы, являющиеся частью вакансии.

Форма заявки о вакансии

1. Наименование должности. Наименование должности является предполагаемым названием новой позиции. Окончательное наименование должности будет установлено в процессе закрытия вакансии.
2. Подразделение. Наименование подразделения
3. Нанимающий менеджер. ФИО и/или табельный номер нанимающего менеджера
4. Цель позиции. Это намеченная цель данной должности.
5. Причина заявки. Данная должность может быть только созданной или сотрудник, ранее занимавший данную позицию был переведён, вышел на пенсию, получил повышение, находится в отпуске, декрете и тд.
6. Уровень зарплаты. Данный пункт содержит приблизительный уровень заработной платы на данной позиции. Он актуален согласно установленного бюджета. Также какие-либо дополнительные бонусы должны быть указаны в данной ячейке.
7. Дата начала работы. Предполагаемая дата начала работы на данной позиции.
8. Ставка/ рабочие часы. Данное поле определяет, предполагает ли должность работу на полный рабочий день или частичную занятость. В случае частичной занятости указывается либо количество рабочих часов, либо рабочих ставок ( например, 20 часов в неделю или 0.5 ставки для должности с 2.5 рабочими днями в неделю)
9. Продолжительность. Является ли должность постоянной или временной. В случае срочного контракта указывает срок его окончания. 
10. Тип контракта. Является ли сотрудник штатным или работает  на контрактной основе. Последнее, как правило, актуально для временного типа работы. Тип контракта также повлияет на необходимый бюджет, т.к. наёмные сотрудники, как правило, имеют право на пакет бенефитов.
11. Требуемая квалификация. Некоторые организации запрашивают необходимый (высокий) уровень квалификации от новых кандидатов, т.е. их уровень образования или минимальный опыт работы.
12. Бюджет. Часто возникает вопрос, существует ли бюджет на данную должность. Если да, то заявка на вакансию может быть подтверждена легко. Однако, если бюджета нет, то нужно провести более строгий анализ, чтоб выявить  действительно ли новая должность необходима.

Форма заявки о вакансии часто является частью Вашей ATS (системы отслеживания заявок)  моя HRIS (информационной системы HR). Эти формы могут быть прописаны таким образом, чтоб содержать большую часть этой информации. Преимущество внедрения формы в систему (или в онлайн формы, если на то пошло) - это создаёт рабочий процесс, которым легко управлять. И в добавок к этому, информация из вакансии может служить прекрасными входящими данными для принятия решений, основанных на данных, с использованием hr-аналитики.

Краткий шаблон вакансии на примере ATS ExactHire

Шаблон формы заявки о вакансии 

Шаблон формы вакансии, представленный ниже, отображает стандартный пример вакансии. Вы можете использовать его в распечатанном виде или воспользоваться ним для создания Вашей собственной онлайн-формы вакансии. 

Форму вы  можете загрузить по ссылке: ссылка на форму (pdf файл)

Вкратце, последние заметки

Вы изучите намного больше о процессе подбора персонала на нашей программе talent-acquisition-certification, сфокусированной на том, чтоб обучить Вас всему о поиске талантов со стратегической перспективы.

FAQ

Что такое Вакансия (заявка о вакансии)?

Вакансия (заявка о вакансии) -- это формальный запрос на создание новой позиции в компании. Заявка о вакансии, обычно в форме документа или онлайн-формы, содержит информацию о необходимости создания новой должности, полная ли занятость предполагается или частичная, постоянная позиция или временная.

В чем разница между вакансией и описанием должности

Вакансия (заявка о вакансии) -- это внутренний документ, созданный для утверждения новой позиции. Описание должности -- это внутренний документ, который определяет требования к новой должности, включая требуемые навыки, роль в команде, личностные качества и способности успешного кандидата.

В чем разница между вакансией и объявлением о вакансии 

Вакансия (заявка о вакансии) -- это внутренний документ, созданный для утверждения новой позиции. Объявление о вакансии (или реклама вакансии) -- это текст, каким его видят потенциальные кандидаты.